Power Point: che cos’è e come si usa

Saper usare con dimestichezza i programmi del pacchetto Microsoft Office, oggi, è considerata un’abilità essenziale nella maggior parte degli ambienti di lavoro: ecco perché è importante, tra i vari programmi, sapere che cos’è Power Point e come si usa.

Per le sue innumerevoli funzioni e opzioni, che consentono di creare presentazioni di ogni genere, oggi è utilizzato e apprezzato sia in ambito professionale che scolastico e universitario.

Nel corso di questa guida analizzeremo caratteristiche e funzionalità di Power Point, come si usa e quali sono i passaggi per creare presentazioni attraenti e professionali.

Powerpoint: cos’è e a cosa serve

Power Point è un programma di presentazione, disponibile all’interno del pacchetto Microsoft Office, che permette di creare diapositive multimediali.
È uno strumento estremamente pratico e versatile, che consente di organizzare le informazioni in maniera chiara e facilmente comprensibile.

Una presentazione in Power Point è composta da una serie di diapositive all’interno delle quali è possibile inserire contenuti di vario genere, tra i quali grafici, tabelle, video, suoni, animazioni, transizioni ed elementi grafici, ovvero elementi che da un lato rendono più attraente l’aspetto del lavoro e dall’altro rendono più semplice e immediata la comprensione dei contenuti.

Attraverso una serie di opzioni di salvataggio le stesse diapositive possono essere utilizzate per la composizione di un video.

Entriamo nel dettaglio dell’utilizzo e cerchiamo di capire come si usa Powerpoint.

Come si usa

Power Point è basato su un’interfaccia semplice per cui l’utilizzo risulta estremamente intuitivo.
Così come tutti gli altri programmi del pacchetto Office anche Power Point è suddiviso in schede, ognuna delle quali permette di accedere alle varie funzioni e agli strumenti disponibili.

Le voci che compongono la barra degli strumenti sono le seguenti:

• Home
• Inserisci
• Progettazione
• Transizioni
• Animazioni
• Presentazione
• Revisione
• Visualizza

Analizziamo nel dettaglio le varie voci del menu.

La scheda ‘home’ contiene gli strumenti di base per la formattazione del testo (dimensione, colore, stile, elenchi puntati ecc.); inoltre include funzioni che consentono di aggiungere nuove diapositive alla presentazione, scegliere il layout ecc.

La scheda presenta diverse voci, ovvero categorie, ognuna delle quali si riferisce ad una parte o ad un aspetto della diapositiva.
Nel dettaglio le voci sono:

• Appunti
• Diapositive
• Carattere
• Paragrafo
• Disegno
• Modifica

Ogni singola categoria presenta a sua volta una serie di pulsanti che consentono di modificare soltanto la parte della diapositiva indicata dalla categoria stessa.

• La scheda ‘inserisci’ permette l’inserimento di nuovi elementi nella presentazione: ad esempio diapositive, immagini, grafici, forme, collegamenti ipertestuali ecc.
  Cliccando poi sul nuovo elemento inserito, esso può essere ulteriormente personalizzato attraverso i pulsanti che compaiono a seguito del click.
• La scheda ‘progettazione’ include una serie di opzioni per la modifica del tema delle diapositive (colore, dimensione, ecc.).
• La scheda ‘transizioni’ contiene gli strumenti per applicare movimenti alle diapositive.
  Le transizioni definiscono i modi in cui i contenuti appaiono all’interno delle diapositive.
  A seconda delle esigenze e delle preferenze è possibile mantenere gli stessi effetti per tutta le slides oppure applicarne uno diverso su ogni diapositiva.
• La scheda ‘animazioni’, come suggerisce la stessa denominazione, permette di applicare effetti di animazione alla presentazione.
• La scheda ‘presentazione’ consente di avviare la riproduzione della presentazione, di modificare le relative impostazioni di visione, di accedere alla funzione di registrazione ecc.
• La scheda ‘revisione’ contiene gli strumenti per revisionare le diapositive, ovvero per controllare la ortografia, e per gestire le autorizzazioni.
• La scheda ‘visualizza’ permette la modifica dello stile di visualizzazione durante la creazione e di utilizzare lo zoom.

Passiamo quindi all’utilizzo del programma per la creazione di una presentazione.

All’apertura del programma bisogna scegliere se partire da una presentazione vuota oppure se modificare uno dei tanti modelli preimpostati.
Sulla base delle caratteristiche del lavoro è possibile scegliere la tipologia di layout tra le seguenti opzioni: Atlante, Medison, Ritaglio, Sfaccettatura.
Ogni layout ha spaziature e impostazioni differenti.

Cliccando sul tasto ‘inserisci’ è possibile aprire una nuova diapositiva.

La prima è dedicata al titolo e al sottotitolo della presentazione, per i quali è prevista la possibilità di impostare una serie di parametri quali ad esempio font e colori.
Le opzioni disponibili si allineano alle esigenze di qualsiasi tipologia di progetto e dei relativi obiettivi.

Cliccando nuovamente sul tasto ‘nuova diapositiva’ si accede ad una nuova pagina mentre quella precedente viene salvata nella colonna di sinistra, dove man mano compare l’elenco di tutte le diapositive realizzate, e che alla fine comporranno il progetto.

Si procede quindi con l’inserimento dei contenuti, cliccando su ‘inserisci’ e selezionando il tipo di contenuto: testo, immagini, video, grafici e altri contenuti multimediali.

Il passaggio successivo, dopo l’inserimento del contenuto, riguarda l’impostazione delle transizioni tra le varie diapositive, ovvero le animazioni che accompagnano il passaggio da una slide all’altra.

Consigli utili per realizzare presentazioni efficaci

Dopo averti spiegato cos’è Powerpoint e come si usa, concludiamo con qualche dritta utile per realizzare presentazioni chiare ed efficaci.
Lo strumento, come evidenziato in precedenza, può rivelarsi estremamente efficace e produttivo in vari contesti, a patto che si sappiano utilizzare e sfruttare al meglio le varie potenzialità.

Partiamo da una premessa importante: ogni lavoro deve essere realizzato tenendo in considerazione caratteristiche e obiettivi del lavoro stesso.
È quindi importante allineare la presentazione al tipo di contesto al quale è destinato e ai relativi destinatari; un progetto lavorativo avrà una struttura e un tono diverso da una presentazione destinata ad un ambito scolastico.

Dal punto di vista grafico/estetico è importante rendere i contenuti ben visibili, scegliendo un font chiaro, leggibile e dalle dimensioni piuttosto importanti; l’ideale è mantenersi sui 18pt così da rendere la lettura agevole a tutti i presenti.
Lo stesso discorso, chiaramente, vale anche per grafici e immagini.

Per quanto riguarda la parte contenutistica, la presentazione deve risultare semplice e sintetica.
L’obiettivo delle diapositive è fornire una sorta di guida sia al relatore che al suo pubblico; le slides devono rendere ulteriormente chiaro quanto spiegato verbalmente.
A tal proposito è consigliabile evitare di leggere parola per parola quanto riportato nelle diapositive.

Concludiamo con qualche dritta di natura grafica e cromatica.
Per rendere attraente e non noiosa una presentazione è sempre preferibile optare per colori vivaci, e possibilmente contrastanti tra loro.
Allo stesso modo è importante selezionare e inserire immagini chiare ed esplicative dell’argomento e del concetto espressi.

A questo punto, se hai capito come funziona Power Point hai sicuramente capito che si tratta di uno strumento particolarmente utile in ambito universitario, soprattutto durante la preparazione e la discussione della tesi (leggi anche: Come organizzare la tesi su Power Point).
In particolare, le slides supportano l’esposizione orale, fornendo una guida importante in caso di emozione e vuoti di memoria.

Allo stesso modo lo strumento risulta utile in ambito professionale, per informare, formare e soprattutto per presentare nuovi progetti e idee.

Ora sai come si usa Power Point e quali sono i passaggi e le dritte per realizzare presentazioni attraenti, chiare ed efficaci.
Non ti resta che iniziare ad impostare il tuo prossimo progetto, lavorativo o scolastico che sia, sulla base dei nostri suggerimenti.

Credits: violetkaipa / Depositphotos.com

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