Turismo congressuale: che cos’è e cosa si intende

Il turismo legato ad eventi e congressi rappresenta una voce importante nell’industria turistica mondiale; ecco perché, nel corso di questo articolo, approfondiremo il concetto di turismo congressuale, cos’è e quali sono le potenzialità in ottica professionale ed economica.

Il fenomeno, in costante crescita, rappresenta un vero e proprio business, estremamente redditizio per tutti quelli che orbitano intorno all’organizzazione e allo svolgimento dell’evento.

Il motivo principale per il quale si registra una crescita costante del turismo congressuale a livello internazionale è dato dalla competitività del mercato.
Oggi, per combattere la concorrenza e incrementare il business le aziende tendono a includere meeting e congressi all’interno delle proprie strategie di marketing.

Nel corso dei prossimi paragrafi cercheremo di capire che cosa si intende per turismo congressuale definendone caratteristiche e potenzialità.

Cosa significa turismo congressuale

Per iniziare a familiarizzare col concetto di turismo congressuale partiremo dalla definizione, o comunque da una breve descrizione del fenomeno.

Il turismo congressuale può essere definito come una forma di turismo che ha come obiettivo la partecipazione a congressi, meeting, fiere, convegni.
Si tratta quindi del complesso di organizzazioni e attività legate ad un evento di carattere professionale, per il quale sono previsti trasferimenti e pernottamenti per i partecipanti.

In tal caso lo scopo del viaggio, ma la partecipazione a un congresso, il quale può essere incentrato su argomenti e settori di vario genere come ad esempio la medicina, la scienza, la tecnologia ecc.
Si distingue quindi sia dal turismo ricreativo che dal semplice viaggio d’affari.

La principale peculiarità del turismo di tipo congressuale riguarda la stagionalità, o meglio la non stagionalità.
Il congresso è un evento che può essere organizzato in qualsiasi periodo dell’anno, per cui non è legato ad una particolare stagione.
Si tratta di una caratteristica che permette ad alcune città/località di ridurre i cosiddetti ‘periodi di bassa stagione’, ovvero quei periodi in cui i flussi turistici ‘tradizionali’ diminuiscono.

Un’altra caratteristica importante riguarda il fatto che il turismo congressuale può essere definito un ‘turismo di qualità‘, per le potenzialità di spesa che vantano, solitamente, i partecipanti.

Quello congressuale è quindi un turismo che determina una serie di vantaggi, sia materiali ed economici che immateriali.
L’occupazione è indubbiamente uno dei benefici per la città congressuale.
Inoltre, per lo svolgimento del convegno è richiesta una serie di servizi aggiuntivi quali ad esempio sale per riunioni, connessioni ad alta velocità, servizi di catering ecc.; ovvero servizi per i quali sono previsti costi aggiuntivi.

Allo stesso modo il congresso rappresenta un vantaggio per la promozione del territorio e per la destagionalizzazione della località.

Il turismo congressuale in Italia

Inserirsi professionalmente nel settore del turismo congressuale significa accedere ad un ambito estremamente gratificante, sia da un punto di vista personale che economico.

L’affermazione trova riscontro negli ultimi rapporti stilati dall’International Congress and Convention Association (ICCA), i quali rivelano, per la prima volta, che l’Italia è il primo Paese in Europa per numero di congressi.

Inoltre, secondo lo stesso rapporto, il nostro Paese vanta il maggior numero di città nella top 100 del turismo congressuale.
La classifica vede Roma piazzarsi al 7° posto, Milano al 29° e Bologna al 47°.
Seguono Firenze al 60° posto, Napoli al 66°, Torino al 78° e Venezia all’84°.

Il potere di attrazione dell’Italia è aumentato notevolmente negli anni grazie ad un progetto che combina i numerosi poli accademici, scientifici e professionali ad adeguate infrastrutture e servizi turistici.

Bisogna inoltre sottolineare che l’Italia identifica una meta irresistibile per la sua capacità di innovare mantenendo saldo il legame con il suo immenso patrimonio culturale.

Come diventare organizzatore congressuale

L’organizzazione del congresso è affidata ad un professionista esperto in incentive travel, una figura che si occupa di organizzare l’evento a 360 gradi, a partire dall’ideazione fino ad arrivare alla realizzazione.

L’organizzatore congressuale pianifica e realizza concretamente un evento, occupandosi di ogni singola richiesta ed esigenza del cliente.

Nello specifico, si occupa di scegliere la località, la location dell’evento e i posti in cui predisporre gli eventuali pernottamenti; seleziona gli interventi durante il congresso, organizza l’intrattenimento dei partecipanti, predispone il catering e tutto ciò che concerne la logistica.

In pratica, la figura si pone da tramite tra chi promuove l’evento e chi dispone delle strutture e dei servizi  adeguati per la sua realizzazione.

Per svolgere la professione non è necessariamente richiesta una laurea, salvo particolari richieste riferite a specifici settori.
Il diploma di un istituto tecnico turistico è già sufficiente per poter lavorare nell’ambito del turismo congressuale.

Tuttavia, una laurea in Economia o in Scienze turistiche permette di acquisire conoscenze e competenze di livello avanzato; in altre parole un know how che consente di emergere dalla massa e di aspirare a impieghi di maggiore prestigio.

Ulteriori opportunità di specializzazione sono offerte da corsi di formazione e master post-laurea, ovvero percorsi che approfondiscono aspetti specifici dell’organizzazione congressuale e del turismo legato agli eventi.

Entrando nel merito della preparazione tecnica, un operatore congressuale deve possedere competenze negli ambiti che riguardano l’organizzazione di eventi e l’incoming, ma anche conoscenze di natura contabile e amministrativa.
Dal momento che spesso gli eventi da organizzare prevedono una partecipazione a livello internazionale, risulta essenziale la conoscenza delle lingue; dell’inglese in primis.

Un professionista deve, inoltre, avere dimestichezza con le tecnologie audiovisive, con i sistemi digitali e con tutto ciò che riguarda l’utilizzo del computer e della Rete.

Passiamo quindi a quelle che sono le capacità personali indispensabili per svolgere la professione.

L’organizzatore di eventi congressuali deve poter contare su eccellenti capacità organizzative, e soprattutto su una buona predisposizione verso il problem solving; deve quindi essere abile ad affrontare e risolvere tempestivamente imprevisti e problematiche.

Altrettanto importanti sono le doti comunicative, dal momento che il profilo in questione collabora, si confronta, interagisce e contratta con fornitori, clienti e professionisti vari.

Trattandosi di un lavoro dinamico, che spesso determina l’esigenza di spostamenti e trasferimenti temporanei, l’operatore congressuale deve essere una persona flessibile.

Tra le soft skills utili per lavorare nell’ambito dell’organizzazione di congressi rientra anche la  creatività, requisito fondamentale per realizzare eventi vincenti.

Gli sbocchi

Eventi come congressi, meeting e convegni sono ormai entrati a far parte delle strategie di promozione e marketing delle aziende.
Come abbiamo accennato nel corso della premessa il turismo congressuale è in forte espansione, per cui le prospettive occupazionali per gli esperti dell’organizzazione registrano ottime percentuali di impiego.
C’è da sottolineare che all’estero le prospettive migliorano ulteriormente, a fronte di una richiesta altissima di profili specializzati in destination management e turismo congressuale.

Tra gli sbocchi più comuni le agenzie che si occupano dell’organizzazione dei servizi logistici legati ad un evento e i convention bureau, ovvero uffici turistici che si occupano da un lato di promuovere una determinata località e dall’altro di coordinare e organizzare la relativa offerta turistico-congressuale.

Un organizzatore di eventi può operare come responsabile nell’ambito di organizzazioni congressuali, tour operator, agenzie di viaggi specializzate e strutture alberghiere.
Può inoltre operare all’interno di aziende di ogni tipo, nell’ambito della pianificazione dei MICE (Meeting, Incentive, Convegni ed Eventi).

Un’ulteriore possibilità è data dal campo della consulenza, ovvero dalla realizzazione di eventi per imprese ed enti sia pubblici che privati.

Ora hai una panoramica più chiara sul turismo congressuale, sai cos’è e quali sono le opportunità per chi sceglie di diventare un operatore specializzato.
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Credits: Tzido / Depositphotos.com

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